Organiser un voyage d’entreprise est une excellente façon de renforcer la cohésion d’équipe ou la relation client, de nouer des partenariats durables, ou de récompenser les collaborateurs méritants.
Toutefois, la planification de ce type d’événement peut rapidement devenir un casse-tête logistique.
Dans cet article, tu vas pouvoir découvrir comment structurer efficacement ton projet et pourquoi faire appel à un travel planner peut s’avérer judicieux !
Organiser un voyage d'entreprise : la méthode simplifiée
Pour organiser un voyage d’entreprise de manière fluide et sans stress, il suffit de suivre trois étapes clés, dans un ordre logique.
Commence par définir clairement l’objectif de ton voyage professionnel, puis établis un cadre précis en prenant en compte les aspects pratiques et administratifs. Enfin, réfléchis à l’opportunité de faire appel à un travel planner pour gérer les défis logistiques les plus complexes.
Découvrons maintenant chaque étape en détail !
Les différents types de voyages professionnels
On regroupe sous le terme de voyages professionnels des voyages revêtant des réalités parfois bien différentes. Tous ont en commun de se dérouler en dehors du lieu de travail habituel, loin de chez soi, parfois même à l’étranger, pour une durée d’au moins 1 journée. Ils n’ont cependant pas le même objectif :
- visiter un client ou un partenaire
- rencontrer un fournisseur
- effectuer un audit d’usine ou de point de vente
- participer à un salon ou à un congrès
- assister à un séminaire d’entreprise
- profiter d’un séminaire récompense (incentive)
Définir l’objectif de ce voyage professionnel que tu t’apprêtes à organiser est donc la 1ère étape à effectuer. Place ensuite aux préparatifs.
Poser le cadre du voyage professionnel
L'objectif de ce voyage d’affaires étant clair pour toi désormais, il convient maintenant d’en poser le cadre.
Alors sors tes crayons fétiches, une page blanche, et convoque toute ton inspiration pour en dessiner les contours.
Les détails pratiques
Voici les critères principaux à considérer pour l’organisation pratique d’un voyage professionnel :
Le nombre de collaborateurs
C’est LE critère number 1 à définir, duquel tous les autres vont découler ensuite. Il peut être intéressant (ou pas !) de récolter les attentes des participants via un sondage ou une réunion d’équipe.
Le budget
C’est le nerf de la guerre, dans le voyage professionnel comme dans bien d’autres domaines. Le budget peut être défini par personne ou au global.
À toi d’inventer le voyage qui va avec en fonction du nombre de participants.
La date et la durée du séjour
Cela peut se faire en début d’année pour récompenser les collaborateurs des bons chiffres de l’année écoulée, ou bien encore à la rentrée de septembre pour re-motiver les troupes après les congés d’été. Il faut t’y prendre suffisamment à l’avance pour anticiper au mieux les réservations.
La durée est à définir en fonction du type de voyage et de l’impact éventuel sur la bonne marche de l’entreprise (qui se doit d’assurer une continuité de service). Ce n’est pas parce que tes collaborateurs partent en bamboche que tes clients doivent en pâtir !
La destination
Le choix de la destination est crucial pour remporter l’adhésion des participants. Opte pour un lieu accessible et adapté à la thématique du voyage (team-building, séminaire, récompense).
Les voyages incentives sont souvent des destinations de rêve lointaines et au soleil - et par là même peu écologiques. Mais nul besoin d’aller très loin parfois pour se dépayser et sortir de son quotidien professionnel. Évidemment, si tu peux éviter Trifouilly-les-Oies à tes collaborateurs méritants, ils t’en seront grandement reconnaissants.
Les grandes villes européennes comme Lisbonne, Rome ou Madrid sont populaires pour leur facilité d’accès et leur douceur de vivre. La tendance est cependant à la nature, au cadre ressourçant et aux expériences uniques qu’elle peut apporter - et ce n’est pas ta travel planner écolo préférée qui va s’en plaindre, bien au contraire !
Le transport
Pour limiter l’empreinte carbone liée au déplacement, privilégie les modes de transport bas carbone lorsque l’alternative est possible (le train en tête, mais aussi le bus ou le covoiturage). N’envisage l’avion que si cela est strictement nécessaire (un voyage a minima en dehors de nos frontières).
Par exemple, un Paris-Londres en avion te coûtera 215 kg CO2e par personne vs 21 en train, soit 10 fois moins. Cela vaut le coup d’y réfléchir !
L'hébergement et la restauration
Des solutions diverses et variées s’offrent à toi selon ton budget, le thème du voyage professionnel, voire les préférences des participants si tu es pour la démocratie participative. Tu peux ainsi opter pour des hébergements classiques type hôtels ou gîtes. Choisis-les labellisés écolo de préférence.
Pour surprendre ou épater tes collaborateurs, tu peux également porter ton choix vers des logements plus atypiques et éco-responsables, type éco-lodges, chalets, cabanes dans les arbres, yourtes au milieu de nulle part. Assure-toi que le lieu choisi dispose de salles de réunion équipées si nécessaire.
Les activités
Ne te fais pas d’illusion, c’est surtout cette partie-là qui restera dans les mémoires des participants, celle qui fera rentrer ton séminaire au panthéon des voyages professionnels de ton entreprise - ou pas ! Pour dynamiser le séjour, planifie des activités variées et adaptées à ton public.
Du team-building sportif à des conférences inspirantes, en passant par des excursions culturelles, tu n’as que l’embarras du choix.
Les détails administratifs
C’est la partie la moins fun de l’organisation, mais il faut bien que quelqu’un s’y colle, n’est-ce pas ? La tête pensante de ce voyage, c’est toi !
Voici donc les détails administratifs à régler lorsqu’on organise un voyage professionnel :
Documents de voyage
Établis une liste exhaustive des documents indispensables au bon déroulement du séjour (passeport, CNI, billets d’avion ou de train, visa si nécessaire…).
Assurance voyage
Souscris à une assurance voyage pour te permettre de partir en toute sérénité.
Agenda
Réunions, visites clients, activités, tout doit être cadré avant le départ pour optimiser le temps sur place et éviter les éventuelles déconvenues. Si possible, prévois du temps libre dans le planning pour la détente des participants, rien de tel pour la cohésion de groupe !
Back up - remplacement
Chacun doit prévoir son back up en cas d’absence prolongée sur plusieurs jours, c’est toujours plus sympa pour les collègues qui restent.
A ce stade, il ne reste plus qu’à préparer tes bagages !
Pourquoi faire appel à un travel planner pour organiser ton voyage d'entreprise ?
Si organiser un voyage d’entreprise peut sembler simple au premier abord, elle cache souvent des défis logistiques complexes qui peuvent mener ton projet à la catastrophe si ceux-ci ne sont pas bien maîtrisés. Il est intéressant dans ce cas, pour ne pas dire indispensable, de faire appel à un expert en conception de voyages sur mesure, autrement dit un travel planner.
En effet, confier l'organisation de ton futur voyage d’entreprise à un professionnel présente de nombreux avantages.
Tout d’abord, c’est un gain de temps précieux. Le travel planner s’occupe des tâches fastidieuses que sont la recherche des meilleures options de transport, d’hébergement et d’activités, et la planification du séjour. Grâce à son expertise, il garantit un choix optimal de prestataires dans la maîtrise totale du budget qui lui aura été confié. Pendant ce temps-là, tu peux te concentrer sur ton travail, et dormir sur tes 2 oreilles !
Grâce à son expérience, le travel planner est capable de créer un voyage d’affaires sur mesure, adapté aux besoins spécifiques de ton entreprise. Que ce soit pour organiser des événements prestigieux ou des activités hors des sentiers battus, il saura transformer ce séjour professionnel en une expérience unique et inoubliable.
Enfin, le travel planner constitue un accompagnement de confiance tout au long de ton projet. C’est à lui qu’incombe la gestion des imprévus, les retards de transport, ou les changements de dernière minute. En d’autres termes, il permet de t’affranchir de tout le stress lié à l’organisation du voyage.
Et travel planner, cela tombe vraiment bien : c’est mon métier ! Alors, quelle sera la destination de ton prochain voyage d’entreprise ?
N’hésite pas à la partager en commentaire !
Je t'explique en détail comment fonctionne la collaboration avec moi !
Tu peux également m’appeler pour que nous échangions ensemble de vive voix en réservant un créneau ci-dessous :
